Im Jahr 2018 wurde in Österreich Papier mit einem Gesamtgewicht von rund 1,93 Millionen Tonnen verbraucht (Quelle: Statista.com). Dabei wird für die Herstellung eines einzigen DinA4-Blattes 10 Liter Wasser benötigt. Dass die Papierproduktion somit einen enormen Ressourcenverbrauch aufweist, sollte damit außer Frage stehen. Doch wie können Unternehmen dieser negativen Entwicklung entgegenwirken? Welchen Beitrag kann ein einzelnes Büro leisten, um ressourcenschonender zu arbeiten? Ein papierloses Büro ist eine wichtige Maßnahme auf dem Weg in Richtung Nachhaltigkeit.
Energie, Holz, Wasser – das sind die Grundbausteine, welche für die Produktion von Papier benötigt werden. Um die Umweltauswirkungen des Ressourcenverbrauchs zu reduzieren, braucht es umweltfreundliche Papiersorten, effizientes Recycling und die Vermeidung unnötigen Papierverbrauchs. Zum letzten Punkt – der Vermeidung unnötigen Papierverbrauchs – können Unternehmen einen großen Teil beitragen. Doch wie können Unternehmen ihren Papierverbrauch langfristig reduzieren?
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Umwandlung von Papier in elektronische Dokumente
In einem ersten Schritt werden mittels Software alle auf Papier vorliegenden Informationen in elektronische Dokumente umgewandelt. Ebenso werden Akten, Ordner und Dokumente gescannt, indexiert und für einen einfachen Zugriff sicher in einem zentralen Verzeichnis gespeichert. Dieser Vorgang spart nicht nur Papier, Ordner und Akten, sondern auch Zeit bei der Suche danach.
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Automatisierte Prozesse
Bisher manuelle Prozesse sind nun automatisiert. Das bedeutet, dass das passende Dokumentenmanagementsystem auf andere Anwendungen abgestimmt wird. So können abteilungsübergreifende einheitliche Workflows geschaffen werden.
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Ständige Abrufbarkeit nutzen
Per Software können digitale Büros jederzeit, überall und mit jedem Gerät auf die benötigten Dokumente abrufen. Das ist insbesondere wichtig, wenn Unternehmen mehrere Niederlassungen besitzen, Mitarbeiter im Homeoffice sind oder auf Geschäftsreisen.
Mit DocuWare zu mehr Nachhaltigkeit
DocuWare ist ein branchenführender Anbieter für Dokumentenmanagementsoftware und bietet papierlose Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen. Für jedes Unternehmen stellt DocuWare die passgenaue Digitalisierung und Automatisierung bereit.