Wo sind die Zeiten, in denen noch mit der Durchschreibe-Buchhaltung gebucht wurde? Wo mit Papierkonten gearbeitet wurde, Additionsrollen massenhaft für die Summierung der Buchungen benötigt wurden, Fehler im Groschenbereich stundenlang gesucht wurde und jeder Beleg mit 3 Durchschlägen erstellt oder fotokopiert wurde? „Meine Generation kann sich an diese Abläufe noch gut erinnern. Wir denken zwar nostalgisch an die ‚gute alte Zeit‘ zurück – nur so richtig vorstellen können wir uns diese Arbeitsweise heute nicht mehr. Was geblieben ist, ist aber die Einstellung zum Papier. Das papierlose Arbeiten ist für viele Unternehmen auch im Jahr 2020 immer noch kaum vorzustellen, obwohl der Digitalisierungsprozess nicht mehr aufzuhalten ist“ – erklärt Hans Zoichter, Senior Consultant.
Auch in kleinen Unternehmen und Ein-Personen-Unternehmen ist Digitalisierung unverzichtbar. Schließlich ist Arbeitszeit ein wertvolles Gut, mit dem sinnvoll und überlegt umgegangen werden muss. „Wer digitale Eingangsrechnungen noch ausdruckt, um sie verarbeiten zu können, hat den Zeitgeist noch nicht verstanden“, so Herr Zoichter.
Papierdokumente und ihre Risiken
Papier ist nicht nur ein wertvolles Gut, sondern in Anbetracht der Sicherheit auch ein sehr heikles. Papierdokumente in einem Ordner abzulegen birgt nämlich einige Risiken: Sie werden nicht vor Umwelteinflüssen, vor Einbruch und Vandalismus und auch nicht vor dem Missbrauch durch eigene Mitarbeiter geschützt. Gleichzeitig benötigt es Platz, kostet Geld und Zeit, sowohl bei der Ablage als auch beim Suchen und Finden der Informationen.
Stattdessen können mit Hilfe von Dokumentenmanagement und Workflows tägliche Arbeitsabläufe beschleunigt werden. Beispielsweise können im Zuge des Posteingangs archivierte Belege in Echtzeit dem zuständigen Mitarbeiter elektronisch zugestellt und von ihm ortsunabhängig bearbeitet werden.
Rasche Reaktion auch in Krisenzeiten
Besonders in Krisenzeiten, wie der aktuellen Corona Pandemie, beweist Home-Office, wie problematisch der Umgang mit Informationen ist, wenn diese auf Papier in Büroschränken abgelegt sind. Die Dokumente sind somit eben nicht immer und überall zugreifbar. „Ein verantwortungsvoller Geschäftsführer muss auch solche Ereignisse in Betracht ziehen und Vorsorge dafür treffen. Denn die Frage lautet nicht ob die nächste Krise kommt, sondern wann sie kommt“, erklärt Herr Zoichter. Nur so können auch bei unvorhersehbaren Ereignissen eine rasche Reaktion und Verlässlichkeit gegenüber den Interessenten, Geschäftspartnern, Kunden und Lieferanten gewährleistet werden.
Digitalisierung ist gekommen, um zu bleiben
„Der weltweite Trend zur Digitalisierung ist klar erkennbar. Unzählige Studien bestätigen den Bedarf und auch hier wissen wir: Die Digitalisierung setzt sich durch, sie wird zum Standard der Büroorganisationen, sie wird zur Selbstverständlichkeit – so wie es das Smartphone geworden ist, das früher noch belächelt wurde“, so Herr Zoichter.
