Digitalisierung wird für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens immer wichtiger. Das wird besonders in Krisensituationen, wie der aktuellen Coronakrise, sichtbar. Der erste Schritt in Richtung digitale Transformation ist das papierlose Büro. Hierbei werden alle Geschäftsprozesse systematisch von Papier befreit. Effizienzsteigerung, Kostenreduzierung und Ressourcenschonung – sind nur ein paar der daraus resultierenden Vorteile. Doch wie setzt man das papierlose Büro Schritt für Schritt um? Die Antwort darauf erhalten Sie in diesem Blogbeitrag.
Einfach erklärt
Eine Unterschrift dient dazu, ein Dokument dem Unterzeichner zuzuordnen. Bei einer elektronischen Signatur werden dem elektronischen Dokument elektronische Daten beigefügt, um so die Identität des Unterzeichners und die Integrität des unterzeichneten Dokuments elektronisch prüfbar zu machen. Flexibilität, Schnelligkeit, Sicherheit und Einfachheit – sind nur ein paar der Gründe, warum Unternehmen sich für die elektronische Signatur entscheiden sollten.
Sie möchten Zeit und Kosten bei der Verwaltung von Akten sparen? Gleichzeitig möchten Sie das lange Suchen nach Dokumenten und den Verlust von Informationen vermeiden? Die elektronische Akte des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) DocuWare erfüllt all diese Anforderungen. Wie genau das funktioniert und welche Vorteile sich daraus ergeben, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Eignet sich Digitalisierung nur für große Unternehmen? Und ist die elektronische Archivierung für kleine Betriebe ungeeignet? Ganz im Gegenteil: „Auch kleine und mittlere Unternehmen und Start-ups sollen die Vorteile einer digitalen Transformation nutzen können. Dank des Dokumentenmanagementsystems DocuWare ist das nun auch möglich“, weiß Hans Zoichter, Senior Consultant.
Wo sind die Zeiten, in denen noch mit der Durchschreibe-Buchhaltung gebucht wurde? Wo mit Papierkonten gearbeitet wurde, Additionsrollen massenhaft für die Summierung der Buchungen benötigt wurden, Fehler im Groschenbereich stundenlang gesucht wurde und jeder Beleg mit 3 Durchschlägen erstellt oder fotokopiert wurde? „Meine Generation kann sich an diese Abläufe noch gut erinnern. Wir denken zwar nostalgisch an die ‚gute alte Zeit‘ zurück – nur so richtig vorstellen können wir uns diese Arbeitsweise heute nicht mehr. Was geblieben ist, ist aber die Einstellung zum Papier. Das papierlose Arbeiten…
Büroangestellte verbrauchen durchschnittlich rund 10.000 Blätter Papier pro Jahr. In einem mittelständischen Unternehmen mit 500 Mitarbeitern sind das nicht nur unvorstellbare Mengen an Papier, sondern auch unvorstellbare Mengen an Zeit, die bei der Suche nach bestimmen Informationen verloren gehen. Um das zu vermeiden, müssen Unternehmen für mehr Ordnung sorgen. Die folgenden 4 Tipps helfen ihnen dabei:
Viele Unternehmen assoziieren ihre Buchhaltung mit viel Zeit, Geduld und Kosten. Um dem entgegen zu wirken gibt es eine große Auswahl an Buchhaltungsprogrammen, die Unternehmen bei der Buchhaltung unterstützen sollen. Doch dabei stellen sich folgende Fragen: Welches Programm ist für Ihr Unternehmen geeignet? Worauf müssen Sie bei der Auswahl achten? Auf welche Vorteile sollten Sie nicht verzichten?