Früher lief ohne Papier in der Wirtschaft, in der Verwaltung und in den Büros so gut wie nichts. Papier war lange Zeit der optimale Informationsträger. Das papierlose Büro wurde zwar immer wieder zitiert, aber konnte sich nicht richtig durchsetzen. „Erst jetzt, mit der neuen Generation der Entscheidungsträger, die schon in der frühen Kindheit mit der Bedienung der Computertastatur vertrauter waren als mit der Handhabung einer Füllfeder, erst jetzt wird die Vermeidung von Papier zum Credo“, erklärt Hans Zoichter, Senior Consultant. Welche Vorteile papierlose Büros bieten und warum auch ältere Generationen sich dafür entscheiden sollten, erfahren Sie in folgendem Interview.
Mut zur Veränderung
Menschen haben schnell erkannt, dass Steinplatten, Hammer und Meißel nicht die idealen Voraussetzungen für die Übermittlung und Aufbewahrung von Informationen sind. Bald wurde klar, dass Pinsel, Federkiele und gefärbte Flüssigkeiten einfacher zu handhaben sind, sofern man eine Unterlage hat, auf welche der Farbstoff aufgetragen werden kann. Die Herstellung von Papyrus wurde entdeckt, woraus sich unser heutiges Papier in Folge entwickelte. Als dann der Buchdruck entwickelt wurde, konnten Informationen, Erfahrungen in einem noch größeren Umfang gesammelt und verbreitet werden. Seither erfüllt professionell erzeugtes Papier seinen Dienst und wurde zum Informationsträger schlechthin. Damit Drang Papier als unverzichtbares Werkzeug in den Arbeitsalltag der Geschäftstreibenden, Verwalter, Büroleiter und Mitarbeiter ein – und dort verweilt es bis heute. Mit der neuen Generation an Entscheidungsträgern, die mit immer leistungsfähigeren Computern aufgewachsen sind, ändert sich aber die traditionelle, papierbasierte Arbeitsweise.
5 Gründe, warum auf Papier verzichtet werden sollte
1. Sicherheit:
Papier ist ein äußerst unzuverlässiger und riskanter Datenträger. Ein Totalverlust aller Betriebsdaten kann auf verschiedenste Art und Weise herbeigeführt werden, hierfür muss nicht unbedingt ein Flugzeug in das Betriebsgebäude stürzen. Das Problem bei papierbasiertem Arbeiten ist, dass von einem Papierarchiv keine Kopie außer Haus existiert, auf die im Schadensfall zugegriffen werden kann.
2. Zeit:
Papier ist ein Verursacher unnötiger Arbeitsschritte wie Ablegen, Suchen oder Kopieren. Papier verlangt Ordner, Schränke und letztlich auch Platz. Zudem wird die Arbeitszeit dadurch negativ beeinflusst, dass Mitarbeiter nicht parallel an einem Stück Papier arbeiten können.
3. Kosten:
Papierbasiertes Arbeiten verursacht unnötige Kosten. Belege werden beispielsweise mehrfach kopiert, um sie den zuständigen Abteilungen bzw. Mitarbeitern gleichzeitig zukommen zu lassen.
4. Fristen:
Unterbrechungen in Arbeitsabläufen sind ebenso auf Papier zurückzuführen. Oftmals werden Belege nicht weitergerecht, weil der Prüfer gerade im Außendienst ist oder ein Mitarbeiter den Beleg verlegt hat. Durch die Verzögerung können auch Mahngebühren anfallen.
5. Nachhaltigkeit:
Energie, Holz, Wasser – das sind die Grundbausteine, für die Produktion von Papier. Um die Umweltauswirkungen des Ressourcenverbrauchs zu reduzieren, braucht es zwar in erster Linie umweltfreundliche Papiersorten und effizientes Recycling – gleichzeitig aber auch die Vermeidung unnötigen Papierverbrauchs.
DMS und Workflowfunktionen sind unverzichtbar
Jede Form der Digitalisierung baut auf einem Dokumentenmanagementsystem mit Workflowfunktionen auf. Das sind gleichzeitig auch die ersten Schritte zu einer Optimierung der Geschäftsabläufe, zu einer Straffung der Organisation, zu einer Neudefinition von Prozessen und zu einer laufenden Überwachung der Abläufe. Das Ziel ist hierbei unter anderem die Vermeidung aller Stillstände im Arbeitsprozess. Belege sollten nicht im Postfach eines Mitarbeiters unbearbeitet liegen bleiben, der krank oder gerade auf Urlaub ist. Hier müssen Vertreterregeln aktiv werden, um eben diesen Stillstand zu vermeiden und stattdessen den Datenfluss aufrecht zu erhalten. Doch nicht nur das, der Workflow Manager bietet viele weitere Vorteile, beispielsweise wird der Zahlungsverkehr beschleunigt. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.
DocuWare als optimales DMS
„Der Digitalisierungsprozess hat sich bereits Anfang der 90er Jahre abgezeichnet. Wir haben diesen Trend erkannt und uns auf die Suche nach einem DMS-System gemacht: Das Dokumentenmanagementsystem DocuWare erfüllt bis heute alle unsere Anforderungen“, bekräftigt Herr Zoichter. DocuWare hat sich im Laufe der Zeit als einer der Markführer für elektronische Archivierung etabliert. Die Software wird weltweit von autorisierten und laufend geschulte Vertriebspartnern angeboten, installiert und für den Anwender eingerichtet.
„Heute sehen wir von Zoichter unsere Aufgabe darin, DocuWare in die unterschiedlichsten Softwareumgebungen einzubinden, Arbeitsabläufe zu analysieren und mit DocuWare abzubilden und dadurch sinnvolle Workflows zu schaffen“, erklärt Herr Zoichter.
Bessere Vorbereitung für zukünftige Krisenzeiten
Spätestens seit der Corona-Krise wurde die Unzuverlässigkeit physischer Archive deutlich. Jedes Home-Office kommt an seine Grenzen, wenn Informationen lediglich in Papierform im Betrieb archiviert sind. „Viele unserer Kunden haben uns bestätigt, dass die Digitalisierung einen wesentlichen Beitrag zur Bewältigung der Krise beigetragen hat und sie froh darüber sind, schon in den vergangenen Jahren mit der Umsetzung begonnen zu haben“, weiß Herr Zoichter.
