Früher wurden Rechnungen von Abteilung zu Abteilung weitergereicht, abgezeichnet und freigegeben. Anschließend wurden diese in der Buchhaltung mit dem dazugehörigen Zahlschein nach Fälligkeit sortiert abgelegt, die Zahlscheine manuell ausgefüllt und zur Bank getragen. Dank der Digitalisierung und des perfekten Zusammenspiels von EuroFib und Docuware kann man sich heutzutage diesen zeitraubenden Ablauf sparen.
Die Kombination des Dokumentenmanagement-Systems DocuWare und der Buchhaltungssoftware EuroFib garantiert Unternehmen die absolute Kontrolle vom Rechnungseingang bis zur Zahlung. Denn solange im DocuWare-Workflow keine Zahlungsfreigabe erfolgt ist, kann auch EuroFib die Überweisung nicht veranlassen.
So funktioniert die Zusammenarbeit von DocuWare und EuroFib:
- Die DMS-Software DocuWare startet den Freigabeprozess
- Der DocuWare-Workflow sorgt für die formelle und inhaltliche Kontrolle der Rechnung
- Der Einkäufer oder Kostenstellenverantwortliche prüft die zweifelhaften Belege anhand von DocuWare Aufgabenlisten
- Für Belege, die einen vordefinierten Betrag überschreiten, erteilt der Finanzleiter die allerletzte Freigabe
- Die Buchhaltung ergänzt die buchhaltungsrelevanten Daten aufgrund einer Aufgabenliste
- Der Finanzleiter entscheidet, welche Rechnungen zur Überweisung kommen
- Die Buchhaltungssoftware erstellt die Datensätze für das Telebanking und zwar nur für jene Belege, die vorab für die Zahlung freigegeben wurden
Die aufgelisteten Arbeitsschritte zeigen, dass Dokumentenmanagement-Systeme und Buchhaltungssoftware miteinander kommunizieren können und müssen. Nur so kann sichergestellt werden, dass keine Belege unkontrolliert überwiesen werden.
Über DocuWare
DocuWare ist ein branchenführender Anbieter für Dokumentenmanagementsoftware und bietet papierlose Lösungen für Unternehmen. Für jedes Unternehmen stellt DocuWare die passgenaue Digitalisierung und Automatisierung bereit.
Über EuroFib
Eine gesamtheitliche Lösung für den kaufmännischen Bereich bietet die von uns empfohlene Spezialsoftware EuroFib. Von der einfachen Kostenrechnung bis hin zum Managementbericht – alle Bedürfnisse werden mit nur einem Werkzeug abgedeckt.
Über Zoichter
Wir sind ein zukunftsorientierter IT-Dienstleister, der durch jahrelanges Know-How Kunden aller Unternehmensgrößen in ganz Europa betreut. Wir sind ein verlässlicher Partner, der auf zufriedene und somit langjährige Kunden setzt.
